Après avoir passé une très bonne soirée au GeekFtour 2011, j’ai voulu partager avec vous tous les bons souvenirs que j’en garde et aussi vous dévoiler les coulisses de l’organisation.
Un peu d’histoire pour commencer ?
Organisé la première fois en 2010, le GeekFtour a réuni exactement 98 geeks l’année dernière au café l’Alexandrin. L’initiative est venue de Moncif Aissaoui, que j’ai aidé pour l’organisation.
En toute franchise, l’organisation était médiocre, on ne s’attendait pas du tout à ce nombre de participants, on avait à peine prévu et réservé 30 places.
Malgré ces problèmes, la soirée s’est globalement super bien passé, bonne humeur, partage et networking étaient de la partie.
Et pour cette année ?
Pour cette année, nous avons voulu améliorer la recette, accueillir encore plus de personnes et soigner l’organisation de l’événement.
Pour cela, nous avons dans un premier lieu chercher un endroit sympa pour accueillir une centaine de personnes, puis n’ayants rien trouvé, nous nous sommes posés une question : Pourquoi ne pas faire appel à des sponsors ?
Riad Essbai, l’un des organisateurs du GeekFtour 2011, s’est chargé de cela.
Nous avons eu à nos cotés INWI et le Ministère de la jeunesse et des sports que je tiens à énormément remercier pour la confiance qu’ils nous ont accordée et pour leur disponibilité et réactivité.
Et avec ces sponsors ?
Avec ces sponsors, nous avons pu réserver la salle des conférences au Technopark et réserver un traiteur pour le Ftour (Afrah Nissrine).
On a pu donc accueillir 180 personnes pour le GeekFtour 2011.
L’équipe d’organisation ?
L’équipe d’organisation se compose de 4 membres :
- Moncef Okbi et Abdelfettah Kasmi qui ont fait plein de déplacements à Casablanca et qui ont beaucoup contribué au succès de l’événement. Merci énormément les gars.
- Riad Essbai qui s’est essentiellement occupé des sponsors et de l’animation de la soirée.
- Et en dernier, moi même, je me suis un peu occupé de tout. J’étais le monsieur mail et téléphone.
Qu’est ce qui a fait que le GeekFtour était un véritable succès ?
- L’organisation est une chose primordiale. Il faut prévoir et tout préparer à l’avance.
- L’équipe, avec des profils différents et polyvalents, et une motivation hors norme.
- La communauté, sans vous, on n’en serait pas arrivés ici. Vous avez aimé le GeekFtour 2010, vous nous l’avez dit l’année dernière, ça nous a encouragé cette année pour faire du GeekFtour 2011 un véritable succès.
Outils utilisés pour organiser le GeekFtour 2011 ?
Tout d’abord, le système d’invitations nous a été d’une très grande aide.
Au début, nous étions décidés à utiliser notre propre système, mais par la suite, nous avons réalisé qu’Eventbrite était exactement ce qu’on cherchait.
Eventbrite.com a tout fait (ou presque) pour nous: La distribution des invitations, la gestion des invités et de toutes leurs données, des tickets, la liste d’attente, l’envoi des mails…
Le check in a l’entrée s’est fait aussi grâce à Eventbrite et leur superbe application mobile qui scanne les QRCODES dans les invitations.
Nous avons énormément utilisé Facebook aussi. Nous avons pu réunir un peu plus de 700 fans en moins d’une semaine.
Rapide chronologie de l’événement ?
- L’équipe d’organisation était au TechnoPark à 14h. Nous étions contraints de venir à l’avance, pour vérifier la salle, essayer la sono, décider de l’endroit du check-in, configurer le projecteur et vérifier que tout va bien au niveau du traiteur.
- L’accueil des invités s’est fait à 18h. Des personnes sont venus un peu tôt vers 17h30, nous les avons installé dans la terrasse en attendant l’ouverture du check-in.
- Le check-in a duré une heure. Et se faisait de cette façon : Présentation de l’invitation, vérification par l’équipe d’organisation, puis des goodies offerts par INWI (Clé usb et jeu de carte) étaient distribués à tous les participants, et on leur demandait aussi d’inscrire leur pseudo ou leur nom/prénom sur un autocollant pour qu’on puisse les reconnaitre.
- 18h55 : Les participants étaient invités à rejoindre la salle pour le Ftour.
- 19h05 : Un message de bienvenue, où j’ai souhaité la bienvenue à toutes les personnes présentes et remercier à nouveau les sponsors.
- 19h08 : Appel à la prière, bon appétit !
- 20h30 : Conférence d’INWI au sujet de leur implication dans le web marocain.
- 21h : Quelques présentations de projets, quelques interventions et un Beatbox.
- 22h45 : Fin du GeekFtour.
- 23h30 : After du GeekFtour au Mcdo La Corniche.
- 03h10 : Fin de l’after.
Quelques statistiques ?
- 180 places étaient disponibles.
- 180 inscrits sur notre site, 175 personnes présentes.
- 80 personnes sur la liste d’attente.
- 3500 pages vues sur notre site en l’espace de 3 jours.
- La première partie des invitation s’est volatilisée en 1 minute, la deuxième en 45 secondes. (80 invitations distribuées à chaque fois)
- 700 fans sur notre page Facebook.
- Un peu plus de 300 Tweets au sujet du #GeekFtour
Et pour l’année prochaine?
Le même concept avec quelques améliorations et nouveautés :
- Etaler le GeekFtour sur 2 ou 3 jours, avec un programme bien précis, des conférences et des ateliers.
- Organiser un Tedx ou un Ignite dans la soirée.
- Accueillir un peu plus de participants (250 et +)
Anecdotes des coulisses ?
- L’événement était prévu initialement pour le Samedi et non le Vendredi.
- Le traiteur nous a confié qu’il était heureux de servir le GeekFtour, et ne voudrait pas en rester là. Il est prêt à organiser tous vos mariages.
- Le ministre Moncef Belkhayat était censé venir nous faire un petit coucou, mais s’est excusé à la dernière minute.
- 4 tables étaient réservés dans la salle, mais les personnes n’ont visiblement pas fait attention à la pancarte « RESERVE » et se sont assis là ou ils voulaient.
- L’idée du hashtag #Geekftour affiché sur l’écran nous est venue à la dernière minute.
- Le fond sonore s’agissait d’une playlist lounge de 3h préparée par Achraf Samsam (Merci, c’était top!)
Voilà tout, si vous cherchez des photos de l’événement, vous trouverez ça ici et ici !
A l’année prochaine !
